Contracten: natuurlijk onmisbaar voor ieder bedrijf, maar wel erg tijdrovend. Gelukkig is er een manier hoe jij als ondernemer al je contracten op één centrale plek kunt samenbrengen en tijdig signaal krijgt wanneer contracten dreigen af te lopen. In dit artikel lees je meer over de voordelen van de inzet van contractmanagement software.
Overzicht in aflopende contracten
Vaak worden aflopende contracten stilzwijgend verlengd. Dit is lang niet altijd wat jij als ondernemer graag wil. Het kan natuurlijk voorkomen dat je ontevreden bent over het contract en liever geen contract meer afsluit. Of je bent juist zo tevreden dat je maar al te graag de onderhandeling aangaat, voor gunstigere voorwaarden in het nieuwe contract. Wanneer je gebruik maakt van contractmanagement software krijg je tijdig een melding, zodat je direct kunt ingrijpen.
Online archief
Door het gebruik van een geautomatiseerd contractmanagement creëer je een online archief. Hierdoor heb je alle contracten altijd en overal bij de hand. De tijd van stoffige en onoverzichtelijke archiefkasten vol met mappen is definitief achter de rug. Ieder contract haal je makkelijk en snel naar voren op je beeldscherm. Bovendien kun je instellen voor welke medewerkers bepaalde contracten inzichtelijk zijn.
Bestelgemak
Vaak is contractmanagement software te koppelen met applicaties voor bestellingen of het betalen van facturen. In dat geval is het mogelijk om facturen te matchen aan afspraken in de contracten. Je hoeft dan de facturen niet meer handmatig te coderen, maar je kunt de codering en betalingscondities automatisch overnemen uit het contract. Dit voorkomt menselijke fouten en het levert tijdwinst op. Bovendien schept het overzicht in het aantal openstaande facturen. Daarnaast kun je ook het inkoopsysteem afstemmen op het contractsysteem, waardoor het gehele proces veel gestructureerder verloopt.
Meetbare leveranciersprestaties
Het gebruik van contractmanagement software levert je bovendien veel inzicht op in de prestaties van je leverancier. Je kunt eenvoudiger controleren of de gemaakte afspraken in het contract op een juiste manier zijn nagekomen. Doordat je alle informatie in kaart hebt, is het bij een aflopend contract eenvoudiger om te beslissen wat de vervolgstappen zijn: een nieuw contract of stoppen.
De voordelen van contractmanagement software zijn groot. Zoals je hierboven al hebt gelezen levert het jou als ondernemer veel op. Bovenal zorgt het voor gemak en overzicht in het bedrijf. Je hebt minder omkijken naar contracten; je krijgt ‘vanzelf’ een signaal wanneer het tijd is om contracten opnieuw te bekijken. Hierdoor creëer je tijd om te doen waar je kwaliteiten liggen: het runnen van jouw organisatie!
